Skribenten Hanna Salo är Key Account Manager på Gambit (del av Atea). Kolumnen finns även på engelska.
I över två års tid har nästan vartenda kundmöte jag suttit på börjat med frågor kring pandemiläget. I början diskuterades mest ifall bolagets produktion och anställda hade drabbats, medan frågorna med tiden alltmer började handla om hur man gör med den fysiska närvaron på jobbet. Jobbar man hemifrån, från kontoret eller kör man en hybridmodell?
Variationerna var lika många som antalet kunder jag träffade, men den gemensamma nämnaren var den odelade uppfattningen att hybridmodellen är här för att stanna och att den är det absolut bästa alternativet i läget som vi är i just nu.
Detta kan tyckas lätt att hålla med om, men jag upplever att det finns många utmaningar med hybridmodellen som vi måste våga prata om. Det är viktiga frågor, eftersom vissa utmaningar kan bli rent av livsfarliga för ditt bolag, ifall du inte lyckas lösa dem.
1. Hejdå företagskultur
Utan fysiska möten på arbetsplatsen är det svårt att upprätthålla en företagskultur som baserar sig på interaktionen mellan människor. Ny forskning visar dessutom att introverta behöver de sociala kontakterna lika mycket som extroverta. Med denna vetskap borde varje arbetsplats eftersträva att uppmuntra till en företagskultur som stöder anställda att komma tillbaka till kontoret.
Att upprätthålla två företagskulturer, en remote och en on-site, är inte bara svårt, man riskerar också att prioritera en av dem mer, vilket gör att man tappar kontrollen över hur den andra kulturen utvecklar sig.
I värsta fall riskerar de mjuka värdena, såsom att få känna sig sedd och hörd och att få skratta på en kaffepaus, bli svåruppnåeliga för de som endast jobbar hemifrån. Detta leder indirekt till att hårda värden, såsom maximal ersättning för arbetsprestation och de bästa anställningsförmånerna, spelar störst roll.
En sådan utveckling är farlig och gynnar varken de anställda eller bolagen i längden.
2. Jobb är mer än jobb
Jag är knappast ensam om att ha upplevt hur mycket svårare det är att lyfta luren till en kollega för att bara ”småprata” lite. Utan en direkt, konkret fråga, ringer jag inte till kollegan. Men det är just dessa små människomöten som är så oerhört viktiga. Att småprata en stund med en annan människa, kanske få en ny idé, eller tillsammans komma på hur man ska lösa ett problem.
Vad händer med kreativiteten, glädjen och brainstormingen, när man tar bort människomötena? Hur många utvecklingsidéer går företag miste om och vad händer med utvecklingen av de personliga relationerna?
3. Försök att hitta en lucka…
Hur mycket tid sätter man inte på att skanna folks kalendrar för att hitta lämpliga luckor för ett Teamsmöte? Allas kalendrar tenderar dessutom att ha blivit än mer överfyllda, just för att vartenda möte måste bokas in.
Ett av de mer tragikomiska exempel jag hört, var en VD som desperat försökte ordna ett Teamsmöte. Hon hittade en tid som fungerade för nio av tio personer, varav den tionde svarade: ”Nej, onsdagar kl. 11-12 fungerar inte, för då har jag jumppa”.
Här behöver verkligen bolag och anställda komma överens om en möteskultur som måste få ta plats under arbetstid, annars kommer vi ha stora utmaningar i framtiden.
4. Man kan ju inte boka sjuminutersmöten heller
Tidsanvändningen är också problematisk. Hela utformandet av mötesbokningar bygger på att man skall boka åtminstone halvtimmesmöten. Du måste göra ett aktivt val för att skapa en mötestid kortare än så. Det som kanske skulle ha tagit sju minuter att avhandla i verkliga livet, blir plötsligt en kalenderbokning på minst en halvtimme.
Hur mycket pengar sätter företagen på ”onödig” mötestid som aldrig hade uppstått om man träffats på kontoret? (P.S. Som administratör kan du faktiskt ange andra standardtidsintervall i Outlooks mötesbokningsprogram, till exempel 15 minuter. Testa det och se vad som händer med mötestiderna på ditt bolag!)
5. Andra behöver dig
Ett vanligt förekommande argument kring varför hybridmodellen är så bra, är det individualistiska ”för att jag behöver det”. De mer skamlösa kan med glimten i ögat replikera, ”hur ska jag annars hinna med disken/tvätten/jumppan”, om jag inte får göra det under arbetsdagen?
De mer diplomatiska svarar att de behöver jobba hemifrån för att det minskar stressen i deras liv och att de behöver den andhämtningen det ger. Jag kan själv med lätthet sälla mig till denna skara. Vem ser inte det praktiska med att hinna sätta maten i ugnen innan barnen är hemma och kanske diska innan man behöver skjutsa dem till fotbollsträningen?
Men frågan är större än så, för i kontexten av en arbetsplatsgemenskap, behöver inte bara dina utan även dina medarbetares behov beaktas. Du behövs på jobbet, för att andra behöver dig där. Oavsett om du är i en ledande position eller ej, finns det kollegor i din omgivning som kan behöva just din synvinkel eller erfarenhet i olika frågor.
Ofta upplever jag att mina medarbetare behöver komma och diskutera personliga saker, och bara efter en kort pratstund kan de lämna mitt rum, lite lättare i stegen. Svårigheter i privatlivet kommer att påverka den anställdas arbetsförmåga, oavsett vi vill det eller inte. Därför behöver vi säkerställa att det finns ett tryggt och säkert utrymme, där diskussioner som dessa kan föras. Och igen, dessa diskussioner är aldrig bättre på distans.
Mer konstruktiv diskussion behövs
Alla dessa orsaker är något jag upplever att de flesta företag och företagsledare kämpar med i dagsläget. Men varför pratas det så lite om de negativa konsekvenserna av och utmaningarna med hybridmodellen?
Jag tror att många företagsledare är rädda för att upplevas som bakåtsträvande och kontrollerande, och därför känner att man måste acceptera en modell eftersom alla andra gör det.
Men ett bolag kan aldrig jämföras rakt av med ett annat bolag. Vi har alla olika typ av verksamhet, kultur och tradition som spelar roll och detta är inte något dåligt i sig, det är det som tagit ditt bolag till vad det är idag. Våga värna om det!
Jag saknar en diskussion där vi vågar framföra mer konstruktiva förslag på hur hybridmodellen kunde lämpa sig för just vårt bolag. Den diskussionen behöver starta hos dig och dina medarbetare med frågor kring vad som fungerar bra och vad som fungerar mindre bra med hybridmodellen.
Börjar vi här, så säkerställer vi att vi hör alla perspektiv och chansen för att hitta en anpassad och lyckad modell ökar. Då behöver inte längre hybridmodellen bli den verklighet som kan vara destruktiv för ditt bolag, utan en modell som anpassat sig efter situationen och tar dig och dina medarbetare till nästa nivå.
LÄS OCKSÅ: