Kirjoittaja Tomi Salo on tekniikan tohtorikoulutettava, joka työskentelee hankevastaavana Vaasan yliopiston digitaalisen talouden tutkimusalustalla. Hän on myös yksi kiinteistönhallintajärjestelmää kehittävän startup-yritys Avaa Solutions Oy:n perustajista.
”Mihin näitä äppejä tarvitaan, kun ennenkin on pärjätty ilman? Taasko tätä digihömpötystä? Eivät kaikki osaa tai halua digiä!”
Nämä ovat tuttuja viestejä taloyhtiö- ja isännöintimaailmasta. Korona sai aikaan etäkokousten yleisen hyväksynnän, mutta todellista digiloikkaa odotetaan edelleen. Digitalisaatio ei ole sitä, että otetaan käyttöön joku uusi digityökalu, vaan uusien työkalujen myötä toimintatavat muuttuvat suoraviivaisemmiksi ja tehokkaammiksi.
Uskon vakaasti, että isännöinti- ja taloyhtiömaailman digitalisaatio tulee tapahtumaan monestakin syystä, tässä niistä muutamia:
- Isännöintityön ja taloyhtiöiden asiakaspalvelun on pakko digitalisoitua kasvavien vaatimusten rinnalla, jotta ala pysyy kannattavana ja taloyhtiön hallinnolliset kustannukset pysyvät kurissa.
- Tehostamispotentiaali on valtava. Sen tuloksena mappipinot muuttuvat tietokannoiksi ja manuaalinen papereiden selaaminen napin painallukseksi.
- Uudet sukupolvet taloyhtiöiden hallituksissa ja asunto-osakkeiden omistajina ovat jo tottuneet asioimaan digitaalisissa kanavissa.
- Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmä tulee standardoimaan taloyhtiöiden tiedot, jolloin on mahdollista rakentaa ja hyödyntää laajasti entistä älykkäämpiä työkaluja.
Isännöitsijän tehtävä- ja osaamiskenttä on erittäin laaja aivan pienistä tehtävistä laajaan strategiseen suunnitteluun ja taloushallintoon. Isännöitsijän pitäisi käyttää työaikaansa vaativiin asiantuntijatehtäviin, ei pikkutehtävien delegoimiseen. Vikailmoitusten käsittelyn ja vesitasauslaskujen tekemisen kaltaiset tehtävät voisi hoitaa digitaalisten järjestelmien avulla.
Uusien työkalujen myötä toimintatavat muuttuvat suoraviivaisemmiksi ja tehokkaammiksi.
Kokeneen isännöitsijän mukaan isännöintityö on muuttunut valtavasti viimeisten 10 vuoden aikana ja välillä tuntuu siltä kuin isännöitsijä olisi huonepalvelu, jolta voi pyytää mitä tahansa, milloin tahansa. Nykyään on haastavaa löytää jäseniä taloyhtiöiden hallituksiin, ja suurin osa taloyhtiöiden aiemmin talkootyönä hoitamista hallinnollisista tehtävistä onkin siirtynyt isännöitsijöille. Tämä on lisännyt isännöitsijän työtaakkaa ja muuttanut työnkuvaa.
En usko, että taloyhtiöt palaavat enää entisenlaiseen talkooperinteeseen, vaan isännöintialalla tulevat menestymään toimistot, jotka keksivät parhaan keinon hoitaa pikkutehtävien suman – osin jopa automaattisesti – ja takaavat asiakastyytyväisyyden hoitamalla kaikki tehtävät ripeästi, tarkasti ja läpinäkyvästi.
Isännöintitoimistot muuttuvat kannattamattomiksi tai taloyhtiöiden hallinnon kustannukset nousevat merkittävästi, jollei alalla oteta käyttöön uusia työkaluja ja toimintatapoja sekä taloyhtiöiden digitaalisia itsepalvelukanavia.
Taloyhtiöiden hallitusten olisi hyvä ymmärtää isännöitsijän tehokkaiden työprosessien ja läpinäkyvien järjestelmien merkitys taloyhtiön laadukkaalle hallinnolle. Valitettavan usein hallitukset eivät kiinnitä huomiota näihin asioihin.
Isännöintipalveluihin tarvitaan älykkäämpiä järjestelmiä.
Minä päädyin perustamaan kiinteistötiedon hallintaa kehittävää startup-yritystä huonoksi kokemani isännöintipalvelun takia.
Nyt viisi vuotta myöhemmin tajuan hyvin, että isännöitsijän on mahdotonta tarjota sadoille tai tuhansille isännöimiensä taloyhtiöiden osakkeenomistajille henkilökohtaista palvelua, jos palvelu perustuu paperisten lomakkeiden, sähköpostitulvan ja puhelinkeskusteluiden käsittelyyn.
Isännöintipalveluihin tarvitaan älykkäämpiä järjestelmiä, jotka mahdollistavat myös itsepalvelun omaan asuntoon liittyvissä asioissa samaan tapaan kuin verkkopankki mahdollistaa itsepalvelun pankkiasioinnissa.
Jos tällainen itsepalvelu huoneistoremontin tietojen ilmoittamisessa olisi ollut mahdollista viisi vuotta sitten, olisimme molemmat isännöitsijän kanssa saaneet hommat hoidettua nopeasti ja vähemmällä päänsäryllä!
Tänä päivänä isännöintialan ja taloyhtiöiden digiloikka on jo teknisesti mahdollista, mutta asenteiden ja toimintatapojen muutosta tarvitaan. Tämä loikka on otettu vasta sitten, kun suurin osa isännöintitoimistoista ja niiden asiakkaista on tottunut sähköisiin palveluihin, eikä haikaile enää paperisten lomakkeiden ja pitkien vastausaikojen perään.
LUE MYÖS: