Fungerar företagets arbetssätt enligt dataskyddsförordningen? Hanteras informationen på rätt sätt eller är det dags att byta ERP-system? Borde ni kanske dra bättre nytta av Office 365-miljön? I alla dessa och i ännu flera fall kan Vasaföretaget Softman Oy hjälpa.
Softman, som i huvudsak verkar i Österbotten och Södra Österbotten, har ett ramavtal med NTM-centralen. Det finns alltså möjlighet att få stöd från NTM-centralen för att konsultera Softmans experter, i samband med utvecklingsprojekt.
– NTM-centralens företagsutvecklingstjänster fungerar utmärkt, enligt våra erfarenheter, säger Timo Raunio, från Softman.
– Det är lätt att få svar på frågor, beslut på ansökningar är snabba och det finns alltid motiveringar för hur man fattat beslut.
Timo Raunio anser att möjligheterna till NTM-stöd är bra eftersom det möjliggör mera inkluderande projekt.
– Vi kan utveckla kundernas verksamhet på ett djupare plan, säger han.
Det går att få NTM-stöd för maximalt 15 konsultdagar under en treårsperiod. Företagets egen betalningsandel är 300 euro per konsultdag.
Digitiden utmanar företagen
Digitaliseringen av världen ställer nya krav på små- och medelstora företags informationsteknologi. Softman hjälper gärna företag, oberoende om det handlar om att utveckla IT-system, ledning eller till exempel ta i bruk ny teknologi eller nya arbetssätt.
– När något ändras eller utvecklas i företagets IT-miljö påverkas helheten. Antingen passar det nya in i helheten eller så måste man börja byta ut allt annat, förklarar Raunio.
När något ändras eller utvecklas i företagets IT-miljö påverkas helheten.
I många fall förbättras företagets effektivitet om man lär sig använda mjukvara och apparater på ett optimalt sätt. Till exempel används Microsoft Office 365-miljön i många företag på samma sätt som tidigare Office-paket, trots att ny mjukvara ger nya möjligheter.
– Många företag använder bara 10 procent av möjligheterna som ingår i månadspriset, säger Raunio.
Dataskydd och -säkerhet
Datasäkerhetens betydelse växer. Många har en smarttelefon och redan den personliga informationen som den innehåller gör den värdefull. Trots det skyddar en stor del av användarna inte alls sina mobiler, inte ens med ett bra lösenord. Samma gäller för bärbara datorer.
– På samma sätt är också företagens datasäkerhet sårbar, den måste planeras och göras säkrare, säger Raunio.
Tätt sammankopplat med datasäkerhetsrisker är dataskydd och EU:s dataskyddsförordning (GDPR) som togs i bruk för snart ett år sedan. Förordningen, tillsammans med en dataskyddslag som trädde i kraft i år, är för företagen lika lagstadgade som till exempel skatter.
Varje företag måste kunna påvisa vilka personuppgifter det har i sitt register och att hanteringen av uppgifterna i alla skeden skett enligt regelverket.
Softman konsulterar företagen även i dataskyddsärenden. Softman har ett CIPP/E-certifikat, som är ett uppskattat europeiskt certifikat inom dataskydd.
BUMA-Teams dataskydd i gott skick
Disponentbyrån BUMA-Team startade i början av 2018 ett dataskyddsprojekt i samarbete med Softman. Målet var att få alla personregister och behandlingen av dem i GDPR-skick innan förordningen trädde i kraft i maj 2018. Arbetet gällde register för disponentverksamheten, ekonomiadministrationen och expertföretagen de jobbar med.
BUMA-Teams roll i dataskyddsärenden är mångfacetterad. Husbolagen är registeransvariga och disponentbyrån behandlar personuppgifter, men husbolagen eller disponentbyrån förmedlar också information till underleverantörer, till exempel fastighetsservicebolag. Därtill är BUMA-Team registeransvarig för personuppgifter när det gäller uppgifter om deras egna arbetstagare.
Omfattande projekt
Projektet startade med att kartlägga BUMA-Teams processer. Det fastställdes dataskydds- och datasäkerhetspolicyn, principer och instruktioner samt bestämdes hur användarbehörighet bland personalen ska administreras.
Personalen utbildades och det utformades interna instruktioner för hur personuppgifter ska behandlas och offentliga instruktioner till olika intressenter. Det fastställdes till exempel att allt fungerar enligt regelverket; apparatur- och mjukvaruval, nätverkskomponenter, loggar, uppbackning, kryptering av hårdskivor, säkra utskrifter, datasäkra sopkärl, molntjänsteleverantörer, och att besökare rör sig i lokalerna på rätt sätt, för att nämna några saker.
Som avslutning på projektet delade disponentbyrån ut datasäkerhetsmappar, som Softman gjort, till husbolagen. Mapparna lär ut hur husbolagen tar kontroll över datasäkerheten, förklarar vilka skyldigheter bolaget har, lär ut datasäkerhet, hjälper med praktiska checklistor och erbjuder avtalsbottnar som husbolagen kan modifiera.
– Vi satsade mycket på det här utvecklingsprojektet, inte minst för att kunna säga till våra kunder att datasäkerheten är i gott skick, säger vd Janne Ala.
Janne Ala vet mycket väl att ärenden som berör datasäkerheten kräver ständig förbättring och utveckling, men nu har byrån en stabil grund som är bra att bygga vidare på.
– Utan Softmans konsultering hade vi inte klarat det här projektet, och NTM-centralens stöd gjorde det ekonomiskt lättare. Utvecklingsbehovet är konstant, så lite grämer det mig bara att det inte går att få ännu flera understödda konsultdagar, säger Ala.
LÄS OCKSÅ: