Ovatko tietosuoja-asetuksen vaatimat tiedot ja käytännöt kunnossa tai olisiko aika vaihtaa toiminnanohjausjärjestelmä? Vai pitäisikö Office 365 -ympäristöä osata hyödyntää entistä paremmin? Esimerkiksi näissä asioissa vaasalainen Softman Oy pystyy auttamaan yritystäsi.

Pääasiassa Pohjanmaan ja Etelä-Pohjanmaan alueella toimiva Softman Oy on myös ELY-keskuksen puitesopimuskumppani. Yrityksen kehittämisprojektin yhteydessä Softmanin asiantuntijoiden konsultointiin on siis mahdollisuus saada tukea ELY-keskuksesta.

– Meidän kokemuksemme mukaan ELY-keskuksen yritysten kehittämispalvelut ovat toimineet erinomaisesti. Vastaukset kysymyksiin ja päätökset hakemuksiin tulevat nopeasti ja aina on mukana myös perustelut siitä, miksi tähän päädyttiin. Mahdollisuus ELY-tukeen on hieno juttu, sillä se mahdollistaa asiakkaalle kattavammat projektit, joissa pystytään kehittämään toimintaa pintaa syvemmältä, sanoo Timo Raunio Softmanilta.

ELY-tukea on mahdollista saada enintään 15 konsultointipäivään kolmen vuoden aikana. Yrityksen maksuosuus on 300 euroa konsultointipäivää kohti.

Digiaika haastaa yrityksiä

Maailman digitalisoituminen asettaa uusia vaatimuksia myös pk-yritysten informaatioteknologialle. Näissä haasteissa Softman auttaa yrityksiä mielellään olipa sitten kyse IT-järjestelmän kehittämisestä, johtamisesta tai vaikka uusien teknologioiden käyttöönotosta tai toimintatapojen vakiinnuttamisesta.

– Yrityksen IT-ympäristössä jonkin osan muuttaminen tai kehittäminen vaikuttaa koko muuhun kokonaisuuteen. Joko uuden osan täytyy sopia kokonaisuuteen tai sitten kaikki menee vaihtoon, Raunio selittää.

Yrityksen IT-ympäristössä jonkin osan muuttaminen tai kehittäminen vaikuttaa koko muuhun kokonaisuuteen.

Monesti yrityksen tehokkuus paranee, jos opitaan käyttämään ohjelmistoja ja laiteympäristöä optimaalisemmin. Esimerkiksi Microsoftin Office 365 -ympäristöä käytetään monissa yrityksissä samaan tapaan kuin aiempia Office-ohjelmistopaketteja, vaikka ne antavat mahdollisuuden paljon enempään.

– Moni yritys käyttää vain 10 prosenttia Office 365:n kuukausihintaan sisältyvistä laajoista mahdollisuuksista, Raunio toteaa.

Tietosuoja ja tietoturva

Digiaikana myös tietoturvan merkitys kasvaa. Monen ihmisen älypuhelin on kallisarvoinen jo pelkästään sen sisältämän henkilökohtaisen tiedon takia. Silti suuri osa puhelimenkäyttäjistä ei suojele tuota mobiililaitetta edes kunnollisella salasanalla. Sama koskee myös kannettavia tietokoneita.

– Samalla tavalla myös yritysten tietoturva on haavoittuva, jollei sitä suunnitella turvallisemmaksi, Raunio huomauttaa.

Tietoturvariskeihin liittyy läheisesti myös tietosuoja ja pian vuosi sitten voimaan tullut EU:n tietosuoja-asetus (GDPR). Tietosuoja-asetus ja tämän vuoden alusta voimaan tullut tietosuojalaki ovat yrityksille ja yhteisöille yhtä lakisääteisiä kuin esimerkiksi verot. Jokaisen yrityksen on pystyttävä todentamaan, mitä henkilötietoja sillä on rekistereissään ja että henkilötietojen käsittelyn kaikissa vaiheissa on toimittu asetuksen mukaisesti.

Softman konsultoi yrityksiä myös tietosuoja-asioissa. Yrityksellä onkin CIPP/E -sertifikaatti, joka on eurooppalaisen tietosuojan arvostetuin sertifikaatti.

BUMA-Teamin tietosuoja-asiat kuntoon

Isännöintitoimisto BUMA-Team aloitti vuoden 2018 alussa tietosuojaprojektin yhdessä Softmanin kanssa. Tavoitteena oli saada isännöinnin, taloushallinnon ja asumisen asiantuntijayrityksen henkilörekisterit ja niiden käsittely tietosuoja-asetuksen vaatimaan kuntoon ennen kuin asetus astui voimaan toukokuussa 2018.

BUMA-Teamin rooli tietosuoja-asioissa on monitahoinen. Taloyhtiöt ovat rekisterinpitäjiä ja isännöintitoimisto on niiden henkilötietojen käsittelijä, mutta toisaalta taloyhtiöt tai isännöintitoimisto luovuttavat näitä tietoja myös alihankkijoiden, esimerkiksi huoltoyhtiöiden käyttöön. Lisäksi BUMA-Team toimii rekisterinpitäjänä omien työntekijöiden henkilötiedoille.

Laaja projekti

Projekti aloitettiin kartoittamalla BUMA-Teamin prosessit ja sitten määritettiin tietosuojan ja tietoturvan politiikat, periaatteet ja toimintaohjeet sekä henkilökunnan käyttövaltuushallinta. Henkilöstöä koulutettiin sekä tehtiin sisäinen seloste henkilötietojen käsittelystä ja julkiset selosteet eri henkilöryhmille. Muun muassa laite- ja ohjelmistovalinnat, verkon aktiivilaitteet, lokitus, varmistaminen, kiintolevyjen salaaminen, turvatulostus, tietosuojajäteastiat, pilvipalvelujen tarjoajat, vieraiden liikkuminen tiloissamme virtaviivaistettiin asetuksen mukaiseksi.

Projektin päätteeksi isännöintitoimisto jakoi taloyhtiöille Softmanin tekemät taloyhtiöille tarkoitetut tietosuojakansiot. Kansioissa opastetaan taloyhtiöitä tietosuojan haltuun ottamisessa, selitetään yhtiöiden tietosuojaan liittyvät velvollisuudet, opastetaan tietoturvassa, autetaan käytännön työssä check-listoilla ja esitetään sopimuspohjat taloyhtiöiden muokattaviksi.

– Me satsasimme paljon tähän kehitysprojektiin, jotta saamme sanoa asiakkaillemme, että tietosuoja-asiat ovat kunnossa, kertoo toimitusjohtaja Janne Ala.

Ala tiedostaa hyvin sen, että tietosuojaan liittyvät asiat vaativat jatkuvaa kehittämistä ja parantamista, mutta nyt perustyöt on tehty kunnolla, joten toteutus on helpompaa.

– Ilman Softmanin konsultointia emme olisi selvinneet tästä urakasta, ja ELY-keskuksen tuki teki siitä taloudellisesti kevyemmän. Kehittämistarpeita on jatkuvasti, joten vähän minua harmittaa, ettei ELY:n tukemia konsulttipäiviä saa enempää, Ala toteaa.

LUE MYÖS:

Näin ELY-keskus auttaa – Tarjolla tukea helpottamaan esimerkiksi markkinointia ja digitalisointia