Mycket pengar rör sig i upphandlingar och det gäller att det blir rätt och rättvist. DKCO Advokatbyrå har ett team som specialiserat sig på just offentliga upphandlingar.
Upphandling är viktigt men kan vara utmanande både för enheterna som upphandlar och för företagen som vill få en chans att sälja sina varor eller tjänster.
DKCO Advokatbyrå har mycket erfarenhet av att hjälpa båda sidorna i processen. Byrån har ett team som jobbar med upphandling, ja till och med brinner för just det.
– Offentlig upphandling är ett dynamiskt område att jobba med, man lär sig mera om allt från it-system och byggnadsentreprenader till distansläkartjänster och skräphantering, säger Nathalie Myrskog, som är en del av det teamet.
Kollegan Adine Lagus instämmer, som tillsammans med Nathalie Myrskog och Dan Karlsson bildar DKCO:s kärnteam kring upphandlingsfrågorna.
Förarbete minskar missnöje
Privata aktörer har stora friheter och kan upphandla precis hur de vill. Juristerna har mera jobb när det gäller den offentliga sektorn där regelverket är omfattande.
Offentliga upphandlingsprocesser kritiseras ibland för att vara krångliga och stela. Myrskog och Lagus poängterar att regelverket i grunden handlar om att använda offentliga medel så effektivt som möjligt.
Adine Lagus säger att rätt förarbete minskar missnöjet. Upphandlarna måste göra sin hemläxa; fundera på sina behov och bestämma vad man kan och inte kan pruta på.
– Det är relativt vanligt att man ställer krav som ingen uppfyller, säger Adine Lagus.
– Det händer också att man bara antar att marknaden ska tillgodose behoven, trots att man inte riktigt vet själv vad man behöver, säger Nathalie Myrskog.
Olika tröskelvärden
DKCO:s team jobbar med upphandlingar i olika storlekar, allt från 30 000 euro upp till miljontals euro. Beroende på nivåerna delas upphandlingen in i nationella upphandlingar och upphandling på EU-nivå, som har lite olika regler.
Bristfälliga handlingar
I branschen är det inte ovanligt att företagare lämnar in offerter där delar av informationen som efterfrågas saknas eller att någon bilaga är borta. Det kan vara av misstag eller av attityden att enheten nog frågar efter det om det verkligen behövs.
Nathalie Myrskog säger att det snabbt kan bli dyra misstag eftersom olika upphandlingsenheter inte alltid vill eller kan vara flexibla när de ber om komplettering.
Juristernas stående stalltips blir därför att dubbelkolla att man lämnar in alla uppgifter som efterfrågas till en upphandling, och dessutom i tid, för att vara säker på att man är med i racet.
Räkna med besvär
Upphandlare vill inte ha besvär eftersom det drar ut på tiden och kan bli dyrt. DKCO:s experter har ett mera pragmatiskt sätt att se på det och säger att besvären ska ses som en del av upphandlingen.
– Fast man gjort allt rätt går det inte att skydda sig mot besvär, säger Nathalie Myrskog.
Fast man gjort allt rätt går det inte att skydda sig mot besvär.
Det händer nämligen att aktörer besvärar sig fast de vet att de har fel. Orsaker till det kan vara att förhindra en konkurrent att få en snabb affär eller för att själv köpa sig tid till produktutveckling. Blir det besvär kan det ta 0,5-2 år att lösa.
Riskerna för att besvären lyckas går att minska med rätt förarbete.
Lokala vinkeln?
Att gynna lokala företag är något som ibland nämns i debatten kring upphandlingar. För den offentliga sektorn är regelverket ändå tydligt, det går till exempel inte att kräva att tomaterna som ska köpas måste vara odlade i Närpes.
– Men man kan fundera på om det finns andra villkor som det verkligen finns behov av, som får en lite motsvarande funktion, säger Myrskog.
Det finns exempelvis varu- eller tjänsteupphandlingar där det är motiverat att ställa krav på en snabb leveranstid eller en kort inställelsetid, vilket i praktiken leder till att aktörer med lokal närvaro tar hem affärerna, alternativ att ett företag måste vara redo att starta verksamhet på orten för att kunna konkurrera om kontraktet.
Kvaliteten då?
Upphandlingsenheter har rätt att ställa krav på kvalitet. Alla vet att det är viktigt men kvalitet är också svårt att definiera och utvärdera. En del upphandlingsenheter blir därför försiktiga med kvalitetskrav, för att de tror att det ökar risken för besvär.
Nathalie Myrskog säger att det ibland kan vara en bra idé att fundera mera på vilken typ av leverantörer man vill ha och ställa krav direkt på dem.
Som ett exempel kanske man i ett byggprojekt som kräver kapital ställer krav på att företagen som är med ska ha en bra ekonomisk grund och likvida medel.
Att ställa specifika krav på certifieringar, omsättningar, ratingar, referenser eller tidigare leveranser kan vara lämpligt i vissa fall.
– Det gäller att hitta en balansgång i kravsättningen, för ju längre kravspecifikationer och omfattande önskelista desto smalare blir upphandlingen och färre leverantörer har möjlighet att delta.
Förberedelser betalar tillbaka sig snabbt
DKCO:s experter anser att det är viktigt att se på hela investeringskostnaden för ett projekt. I många fall är fokus bara på priset, vad X kommer att kosta, medan man missar helhetsbilden.
Genom rätt förberedelser och kvalitetssäkring går det att spara mycket på helheten och öka chanserna att man får det man vill ha.
– Att satsa resurser på att göra bra upphandlingar sparar pengar i slutändan, säger Nathalie Myrskog.
Att satsa resurser på att göra bra upphandlingar sparar pengar i slutändan.
Bra idé dela upp projekt?
Inom upphandlingsområdet finns grundtanken redan att stora upphandlingshelheter borde delas upp i mindre. I fall där detta inte görs så ska man kunna motivera varför.
När det gäller IT-projekt är uppdelningen inte så lätt i praktiken och gråzoner uppstår snabbt.
– IT är ett område där många leverantörer föredrar att arbeta med sina etablerade samarbetspartners och ogärna delar leveransen med leverantörer de inte känner, säger Nathalie Myrskog.
I IT-upphandlingar kan delar av upphandlingen vara väldigt integrerade med varandra och det kan vara svårare än i till exempel en byggnadsentreprenad att direkt utreda vem som bär ansvaret för fel, när de levererade delarna inte fungerar tillsammans som de ska.
– Då vill leverantörerna ofta arbeta med sina etablerade underleverantörer och har svårare att acceptera uppdelade upphandlingar. Även immateriella frågor leder till att leverantörernas vilja att samarbeta med andra leverantörer är mindre i IT-upphandlingar, säger Myrskog.
Gäller att våga
För en del mindre företag kan upphandlingar te sig komplicerade, till och med skrämmande. DKCO:s experter sporrar ändå alla intresserade att ge sig in i leken och skaffa sig den kunskap som behövs.
– Om något är oklart går det att ställa frågor direkt till upphandlingsenheterna, säger Myrskog.
Det går att anlita den sakkunskap som fattas i det egna företaget. DKCO:s experter finns till förfogande.
Anbudsförfrågningarna hittas på nätet
Det finns krav på att alla anbudsförfrågningar i offentliga sektorn ska finnas i elektronisk form, vilket gör att alla kan hitta dem på nätet. Webbtjänsterna TED och Hilma är resurser det löns att hålla koll på, samt därtill utvalda enskilda upphandlingsenheters hemsidor.
DKCO:s experter säger att det är en viss formalia som används i upphandlingen, vilket gör att när man en gång lärt sig den så blir det lättare att hänga med.
LÄS OCKSÅ:
Hyvä asianajaja kuuntele enemmän kuin puhuu – DKCO:lla ollaan paitsi juristeja, myös yrittäjiä