Pietu Purhonen: ”Ajankäytön johtaminen on yksi tärkeimpiä työelämätaitoja”

Pietu Purhonen

Kirjoittaja Pietu Purhonen on Barona Pohjanmaan aluejohtaja.

Julkaisin LinkedIniin postauksen, missä kerroin kalenteristani. Sillä viikolla minulla oli 44 Teams-palaveria, joiden yhteiskesto oli 33,5 tuntia. Tavallisen arjen lisäksi minulla on tällä hetkellä oman työn ohella vedettävänä merkittävä projekti, mikä teettää paljon kokouksia.

Minä johtajana koen, että tärkein tehtäväni eli ihmisten johtaminen ja heistä välittäminen kärsii, kun kalenterissa ei vaan ole tilaa. Olen aina nauttinut paljon myös asiakas- ja sidosryhmätöistä, mutta nekin ovat jääneet vähälle viime aikoina.

Ilmiö ajanhallinnan haasteista on valitettavan yleinen. Globaalin konsulttiyhtiö McKinseyn mukaan yli 80 prosenttia johtajista on pohtinut, miten esimerkiksi kokouksista saataisiin järkevämpiä, varsinkin kun yli 60 prosenttia arvioi, että ainakin puolet kokouksiin käytetystä ajasta on ollut tehotonta päätöksenteon kannalta.

Ilmiö ajanhallinnan haasteista on valitettavan yleinen.

Postaukseni aiheutti paljon keskustelua myös seuraajissani. Yleisimmät kommentit liittyivät siihen, miten työ pitäisi organisoida, että ihmiset eivät palaisi loppuun.

Paljon on kiinni hänestä, mikä katsoo peilistä takaisin, mutta tässä muutama hyväksi havaitsemani tapa parantaa kokousten laatua:

  • Selkeä palaveriagenda kirjattuna jokaiseen kokoukseen
  • Vetovastuussa henkilö kenellä on ”kellokalle”-ominaisuuksia (itselläni näitä löytyy)
  • Varataan palaverille pelkästään se aika, mitä asian käsittelyyn vaaditaan – 15 minuutin palaveri tunnin sijaan
  • Aloitetaan ja lopetetaan palaverit viisi minuuttia ennen tasatuntia – mahdollistaa tauotuksen
  • Tullaan ajoissa linjoille

Olen opetellut työssäni käyttämään tekoälyä. Edellisen kirjoitin omasta kokemuksestani. Kysyin vielä ChatGTP:n vinkkejä aiheeseen. Kaikki yllä olevat tuli mainittua ja lisäksi vielä:

  • Käytä videoyhteyttä. Se helpottaa viestintää ja varmistaa, että ihmiset keskittyvät asiaan.
  • Keskustelutoimintoon on hyvä kirjoittaa kysymyksiä ja vetäjä voi ne sieltä poimia. Tämä helpottaa varsinkin, kun on paljon osallistujia.
  • Äänestystoimintoa voi käyttää monessa asiassa, esimerkiksi päätöksien tekemisessä tai aikatauluttamisessa.
  • Laadi kokousmuistio ja sovi seuraavat stepit.
  • Ota ulkopuolisia asiantuntijoita mukaan kokoukseen, vaikka lyhyeksi aikaa, esimerkiksi alustuksen ajaksi. Teams mahdollistaa lyhyen työpanoksen hankkimisen keneltä tahansa hyvin pienellä vaivalla.

Tällä pienellä esimerkillä kehotan testaamaan tekoälyä auttamaan sinun arkeasi. Se vastaa lähes kaikkiin kysymyksiin, mutta toki vastausten kanssa täytyy olla tarkkana. Faktaa ne eivät välttämättä ole, ja vastaus riippuu myös siitä, mitä siltä kysyt.

Tekoäly tulee muuttamaan tapaamme tehdä töitä monella tapaa. Suurin asia tietysti on se, miten pystymme geneerisiä tehtäviä tekoälylle ”ulkoistamaan”. Tunneasioihin liittyvät aiheet jäävät jatkossakin meidän ihmisten työksi.

Johtamista ja kalenterin käyttöä ei ainakaan vielä voi tekoälylle ulkoistaa.

 

LUE MYÖS:

Pietu Purhonen: ”Hyvä johtaminen lisää hyvinvointia”

Lämna ett svar