Työpaikoilla korostetaan entistä enemmän itseohjautuvuutta ja oman työn johtamista. Vaasalaisen Valmennustrion toimitusjohtaja Jonna Jantusen mukaan itsensä johtamisen varjopuolet näkyvät välillä uupumisena ja kuormittumisena.
– Työntekijää vaaditaan johtamaan itse itseään, mutta ei anneta työkaluja ja osaamista siihen. On äärimmäisen tärkeää myös kertoa, mistä asioista työntekijä voi itse päättää ja mistä ei, Jantunen sanoo.
Parhaat tavat ajanhallintaan ja oman työn johtamiseen ovat keskeytysten välttäminen ja suunnitelmallisuus. Jantunen kertoo keskeytysten paitsi lisäävän stressiä, myös estävän työn tehokkaan tekemisen. Tutkimusten mukaan keskeytyksen jälkeen kestää vartin verran päästä takaisin syvään keskittymisen tilaan. Jos keskeytyksiä tulee työpäivän aikana 32 kertaa, työntekijä ei ole pystynyt keskittymään koko päivänä. Määrä kuulostaa suurelta, mutta se tulee melko helposti täyteen.
Työntekijää vaaditaan johtamaan itseään, mutta ei anneta työkaluja siihen
– Moni katsoo sähköpostia vartin välein, puhelimessa pirisevät eri sovellusten ilmoitukset ja kollega tulee juttelemaan juuri, kun olet päässyt työn imuun, Jantunen luettelee.
Siksi esimiehen olisikin tärkeää ottaa vastuuta siitä, että työpaikalla on selvät säännöt siitä, miten keskeytyksiin suhtaudutaan. Jollain työpaikoilla on esimerkiksi sovittu, ettei kollegaa saa häiritä, kun tällä on kuulokkeet päässä tai kun esimiehen ovi on kiinni, se on merkki keskittymistä vaativasta työtehtävästä.
Niputa silppu
Vaikka työpaikalla ei sovittaisi yhteisistä säännöistä, voi yksittäinen työntekijäkin tehdä paljon oman työnsä helpottamiseksi.
– Laita sähköpostista viestiäänet pois, vähennä puhelimen ilmoituksia, poistu turhilta jakelulistoilta ja osallistu vain tärkeisiin palavereihin, Jantunen antaa esimerkkejä.
Ilman suunnittelua pienet asiat vievät helposti koko päivän
Lisäksi hän neuvoo niputtamaan silpputyön yhteen ja aikatauluttamaan sen. Tällaista työtä voi olla esimerkiksi sähköposteihin vastaaminen sekä laskujen ja tuntikirjausten tekeminen. Silpputöiden aikatauluttamisessa kannattaa miettiä, mikä on itselle tehokkainta aikaa. Päivän tehokkaimmat tunnit kannattaa varata enemmän aikaa vaativiin tehtäviin ja hoitaa silppua pois silloin, kun keskittyminen ei ole huipussaan.
– Ilman suunnittelua pienet asiat vievät helposti koko päivän. Silloin tuet huomaamattasi muiden tavoitteita, mutta unohdat omasi, Jantunen huomauttaa.
Taikatuokio on päivän tehokkain hetki
Ajanhallinta on suosittu aihe Valmennustrion koulutuksissa. On selvää, että etenkin tietotyöläiset kaipaavat apua työpäivän tuntien hallintaan. Valmennustrion koulutuksissa jaetaan erilaisia ajanhallinnan työkaluja, joista yksi on taikatuokio. Sen ajatuksena on, että noin 20 prosenttia työpäivästä tuottaa 80 prosenttia tuloksista.
Tekniikassa piirretään käyrä omasta vireystasosta päivän mittaan ja merkataan itselle tehokkain aika, eli oma taikatuokio. Sen jälkeen kalenterista varataan joka päivä tuolle ajalle päivän tärkeimmät tehtävät – ja suljetaan häiriötekijät siksi aikaa ulkopuolelle.
Jantunen muistuttaa myös, ettei kiireellä ja tehokkuudella ole mitään tekemistä keskenään.
– Tiedostettu itsensä johtaminen tekee ihmisestä tehokkaan. Siihen kannattaa siis panostaa.
Lue lisää:
Palaa töihin mallikkaasti – asiantuntijan parhaat vinkit tehokkaaseen ja stressittömään syksyyn